Kunden und Projekte

Ferrum AG - Vom Standardbericht bis zum Einkaufscontrolling

Informationen im Überblick statt seitenweiser Datenwüsten

„Früher gab es aus dem Controlling seitenweise Informationen, durch die man sich durchkämpfen musste. Infor bietet gute Möglichkeiten zur grafischen Darstellung wie beispielsweise Z-Charts, aus denen man auf kleinstem Raum viele Informationen herauslesen kann.” —Roger Leimer, Leitung Controlling, Ferrum AG

Über Ferrum AG

Die familiengeführte Ferrum AG hat sich weltweit einen Namen für Maschinen und Automaten insbesondere für die Lebensmittelund Getränke- sowie die Chemie- und Pharmaindustrie gemacht. In der unternehmenseigenen Gießerei und Produktion an den Standorten in Rupperswil und Schafisheim werden die grundlegenden Teile für die Geschäftsbereiche Conserventechnik und Zentrifugentechnik hergestellt. Im Geschäftsbereich gewerbliche Waschtechnik, etwa für die Autowäsche, tritt die Ferrum AG als Zwischenhändler und Service-Anbieter auf. Der Präzisionsanspruch in Kombination mit innovativen Lösungen zieht sich durch das gesamte Unternehmen – und findet sich auch im Controlling wieder wo das Unternehmen auf Infor BI setzt.

Grundanforderung: Flexibilität und
Verlässlichkeit

Präzision trifft bei der Ferrum AG auf Innovation, so auch im Controlling: Dort kommt bereits seit 2009 Infor BI zum Einsatz. Herzstück der IT-Landschaft ist ein zentrales ERP-System. Für jegliche Berichte sowie für das Standard-Reporting wurden lange Zeit Informationen manuell aus dem ERP-System gezogen und in Excel dargestellt. Zusätzlich kam ein externes BI-System zum Einsatz. Aus Controlling-Sicht war die Performance des Systems, in Bezug auf Zuverlässigkeit, Flexibilität und Visualisierungsmöglichkeiten nicht ausreichend. Gewünscht war eine einzige und zuverlässige Quelle, mit benutzerfreundlichem Zugang zu den Daten. Für die Anbieterauswahl holte sich Ferrum Unterstützung bei der CONTOOL St. Gallen AG. Das IT-Beratungshaus, spezialisiert auf Management-Informationssystemen,
überzeugte Ferrum durch die hohe Flexibilität der Lösung und das Know-How des Anbieters von Infor BI. CONTOOL half dann, zwei Kernanwendungen der Lösung zu implementieren:
Infor BI Office Plus für eine Excel-orientierte Berichterstattung und Application Studio als Web-Frontend für Standardreportings sowie für die Planungs- und Konsolidierungsunterstützung.

Einführung positiv aufgenommen

Roger Leimer, Leitung Controlling bei Ferrum, ist in seinem Team hauptsächlich für Infor BI zuständig: „Das Positive an Infor ist, dass man als Berichtsdesigner schnell in die Lösung hineinwächst. Weil die Oberfläche auf Excel basiert, kennt man vieles schon und kann sich auf Erweiterungen und Zusatzfunktionen konzentrieren.” Schritt für Schritt konnte so das Berichtswesen erweitert werden: Anfangs erhielt nur das Management Monatsreports. Zwar bleibt die Geschäftsführung der wichtigste Adressat, aber nun gibt es die Helikopter-Sicht für verschiedene Gruppen im Unternehmen. „Wir sind mit relativ einfachen Kennzahlen wie den fakturierten Umsätzen, Auftragseingängen und dem Auftragsbestand gestartet. Die dafür notwendigen Daten werden – zum Teil automatisiert – aus unserer eigenen OLAP-Datenbank über den Cubeware Importer in Infor BI geladen. Über Application Studio stehen Berichte nun jederzeit zum Download zur Verfügung – damit steigt die Nachfrage, […]. Jetzt lässt sich beispielsweise abrufen,
welche Aufträge hinter dem Umsatz stecken, wie sie in Bezug auf den Deckungsbeitrag abgeschnitten haben und welche Ersatzteilaufträge noch vorgesehen sind. So dringen wir immer weiter bis zum Basisanwender
vor”, erzählt Roger Leimer.

Infor BI fördert Kommunikation

Statt in Excel verfolgt ein Controller nun ein Projekt
online in Infor BI und stellt Auftragslisten, z.B. mit Informationen zu Deckungsbeiträgen, bereit. Diese kann der jeweilige Abteilungsleiter dann selbständig aufrufen. Mehr Austausch besteht auch zwischen Vertrieb und Finanzbuchhaltung: Über die integrierte Kommentarfunktion stimmen sich die Bereiche zu Debitoren ab. Vertriebsmitarbeiter vermerken online, welche Fristen sie mit säumigen Zahlern ausgemacht haben, so dass die Finanzbuchhaltung Zahlungserinnerungen und Mahnungen darauf abstimmen kann. „Mit Infor können wir zudem dem Trend zu Geschäftsdiagrammen Rechnung tragen”, sagt Roger Leimer. „Früher gab es aus dem Controlling seitenweise Informationen, durch die man sich durchkämpfen musste. Infor bietet gute Möglichkeiten zur grafischen Darstellung wie beispielsweise Z-Charts, aus denen man auf kleinstem Raum viele Informationen herauslesen kann.”

Sichtbare Fortschritte

Auf der Basis der Ist-Berichte setzt Ferrum nun auch die Planung für alle Geschäftsbereiche auf. Absatzerfolgsrechnung und Kostenstellenrechnung mitsamt Personalplanung laufen standardisiert in ION BI ab, so dass sich nun die Gesamtplanung direkt ableiten lässt. Beim Aufbau der Planung hat CONTOOL sein Wissen eingebracht: „Die Erfahrung von CONTOOL hat uns sehr geholfen, unsere Projektvorstellungen rasch und zielgerichtet in die richtige Richtung zu lenken”, blickt Roger Leimer zurück. „Wir können jetzt unsere Ist-Berichte gleich neben die Planung setzen und beides mit wenigen Mausklicks aktualisieren.” Diese Geschwindigkeit, Zeitersparnis und Datenkonsistenz verbunden mit einfacher Handhabung gehören laut Roger Leimer zu den Hauptvorteilen von Infor BI.

Neues Projekt mit Infor BI angestoßen

„Der Schweizer Franken hat sich sehr stark entwickelt. Wir wollten prüfen, welche Erfolge wir über den Währungskurs, insbesondere über den Einkauf, erzielen können, um Nachteile im Export zu kompensieren”, so Roger Leimer. Jetzt kann genau analysiert werden, was wo und in welchen Ländern und Währungen eingekauft wurde. Entsprechend verbessert sich die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten. Zusätzlich wurden Abfragen für alle Beschaffungsvorgänge bis auf Artikelebene hin eingerichtet. Daraus ergibt sich auch die Grundlage für Make-or-Buy-Entscheidungen. „Mit Infor haben wir ein gutes Benchmarking aufgebaut, an dem wir unsere eigene Produktion je nach Preisentwicklung ausrichten können”, schließt Roger Leimer.

Merck (Schweiz) AG - Umsatz- und Kostenstellenplanung, Berichtswesen

 
 

Unternehmen

 

Die Merck (Schweiz) AG ist als selbständiges Handelsunternehmen die offizielle Vertreterin der Merck KGaA Darmstadt. Sie beschäftigt rund 80 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Das Zentrum aller geschäftlichen Aktivitäten befindet sich in Dietikon bei Zürich. Weitere logistische Stützpunkte sind in Altdorf. Die Merck (Schweiz) AG vertreibt Pharmaprodukte und ausgewählte Spezialchemikalien.

 
 

Aufgabenstellung

 

Die immer kürzer werdenden Planungs- und Reportingzyklen - so müssen die Umsatzdaten bereits am zweiten Arbeitstag für das Reporting zur Verfügung stehen, die Monatsabschluss-Kosten am 6. Arbeitstag - zwangen die Verantwortlichen der Merck (Schweiz) AG dazu, einen neuen Weg für eine einfachere und effizientere Planung- und Analyseplattform zu suchen. Zudem mussten immer mehr unterschiedliche Artikelstrukturen abgebildet und ausgewertet werden können, so dass eine Lösung gesucht werden musste, die in der Lage war, die vorhandenen Daten nach unterschiedlichsten Kriterien aufzubereiten und in einer einfachen und flexiblen Form zur Verfügung zu stellen.

 

Bei der Realisierung einer neuen Lösung standen dabei folgende Anforderungen im Vordergrund:

 

  • Dezentrale Umsatz-, Absatz- und Kostenplanung durch die dafür verantwortlichen Mitarbeiter ohne eine Doppelerfassung.

  • Automatisierung der Berichtserstellung und Bereitstellung für alle Adressdaten auf zentraler Plattform.

  • Integration des neuen Systems in das vom Konzern verlangte Berichtswesen und eine automatische Übergabe der erforderlichen Zahlen.

  • Anbindung an das bestehende ERP System, zur automatisierten Ist-Datenübernahme.



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Vorsysteme

 

  • SAP und SQL Server



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Lösung

 

Die Merck (Schweiz) AG hat gemeinsam mit der CONTOOL St. Gallen AG ein integriertes Konzept für die Planung- und Berichterstattung entwickelt. Das so entstandene MIPS umfasst drei zentrale Bereiche:

 

Umsatz-, Kosten- und Ergebnisrechnung und Personalkostenplanung

 

Währenddem bei der Kostenrechnung für alle Bereiche das selbe Konzept verwendet werden konnte, musste für die Umsatzplanung für die zwei Kernbereiche: Pharma und Chemie teilweise unterschiedliche Lösungen realisiert und in der Ergebnisrechnung zusammengeführt werden.

 

Die beiden Bereiche, Pharma und Chemie, ihrerseits gehen von einer Absatzplanung pro Artikel aus, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Preise und Margen werden zentral geplant und der Planung zur Verfügung gestellt.

 

Allen Bereichen werden während der Planung jeweils die laufenden und Vorjahreszahlen sowie die Planung der letzten Periode zur Verfügung gestellt.

 

Die Kostenstellenplanung ist pro Kostenstellen und Sachkonto eingerichtet, wobei eine Planung nur dort vorgenommen werden kann, wo bereits Kosten gebucht worden sind bzw. die durch den Planungsverantwortlichen freigegeben wurden.

 

Eine Zusammenführung der nach geplanten Umsatz- und Deckungsbeitragszahlen sowie der Kostenstellenkosten findet auf der Stufe von sog. SGE (strategischen Geschäftseinheiten) statt. Dazu mussten im Planungs- und Reportingtool die gleichen Rechen- und Umlagelogik wie im ERP abgebildet werden, was es nun erlaubt, das Ergebnis der Planung jederzeit auf den Verdichtungsstufen SGE Geschäftsfeld Gesamtunternehmen zu prüfen.

 

Im Laufe des Projektes kam hinzu, dass nicht nur die aktuellen Strukturen im Bereich Produkt und Organisation abgebildet werden mussten, sondern dass man gezwungen war, während der Planung auch die künftigen Strukturen abzubilden. Da das operative System nicht in der Lage war, unterschiedliche Strukturen (Artikelstamm, Kostenstellenstamm) gleichzeitig zu verwalten, mussten die entsprechenden Anpassungen bereits im Vorfeld im Planungstool vorgenommen werden und die Ergebnisse der neuen Geschäftsfelder mussten bereits hier ermittelt werden können.

 

Für die zeitgerechte Bereitstellung der Ist-Daten werden zum Teil automatisch zum Teil über Excel Downloads die Verkaufsstatistik und die Daten der Kostenrechnung auf einem zentralen Server zur Verfügung gestellt., die dann jeweils über eine automatisierte Schnittstelle übernommen werden können. Bevor die Bewegungsdaten importiert werden, wird der aktuell gültige Artikelstamm übertragen, um so einen vollständige Datenübernahme zu gewährleisten. In einer zweiten Ausbaustufe wurden die Umsatzzahlen nicht nur nach Artikel (ca. 2'000) sondern auch nach Kunden strukturiert, um für Reportingzwecke verwendet werden zu können. Zusätzlich musste also noch eine Kundenstammdatenübernahme eingerichtet werden, die den gesamten Kundenstamm in der Planungs- und Reportingdatenbank aufbaut.

 
 

Umgesetzte Konzept-Komponenten


Komponenten

  • implementiert

  • nicht implementiert oder nicht notwendig



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Eingesetzte Software-Komponenten

 

  • Infor BI

    • Infor BI OLAP Server

    • Excel Integration Infor BI Office Plus

    • Infor BI Appliation Studio und Dashboard



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  • Serverplattform

    • Windows 2012 Server



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seca GmbH - Kostenstellenplanung, Berichtswesen

 

Unternehmen

seca ein traditionsreichens Hamburger Unternehmen, das mit über 50% Marktanteil im Bereich des medizinischen Messens und Wiegens die weltweite Marktführerschaf innehält.
Besonderen Anteil an diesem Wachstum haben die Innovationstechnologien im Bereich der
Bioelektrischen Impedanzanalyse sowie 13 Tochtergesellschaften im internationalen Ausland.

Aufgabenstellung

Das rasante Wachstum und die Dynamik des Unternehmens haben dazu geführt, dass auch die Planung eine immer grössere Bedeutung erhielt und komplexer wurden. Immer mehr Personen sollten in den Planungsprozess integriert werden und gleichzeitig sollte der Aufwand für die Bereitstellung der Planungsunterlagen reduziert werden. So entschied man sich, dass sowohl einen die Absatz- und Umsatzplanung als die Kostenstellenplanung am Hauptsitz in Hamburg künftig nicht mehr als Excel Lösung durchgeführt werden soll, sondern mit einer modernen und flexiblen BI Lösung. Da die Contool St. Gallen AG schon bei der inhaltlichen Konzeption des neuen MIS unterstützend mitwirkte, wurde auch der nächste Schritt mit diesem Partner in Angriff genommen.

Bei der Realisierung einer neuen Lösung standen dabei folgende Anforderungen im Vordergrund:


  • Dezentrale Umsatz- und Absatzplanung, mit der Möglichkeit die Tochtergesellschaften mittels Excel Files anzubinden

  • Für die Planbesprechungen sollten Vorgaben bereits zu beginn durch die Geschäftsleitung erstellt werden können.

  • Die Kostenstellenplanung sollte mit aktuellen Ist-Daten (inkl. Belegnachweis) unterstützt werden.

  • Der Planer sollte die Möglichkeit erhalten, seine Planung mit Kommentaren und Detailplänen zu unterlegen und Ist- oder Planwerte zu kopieren.

  • Sowohl eine Versionierung als auch eine Topdown Planung musste möglich sein

  • Die genehmigte Planung soll am Schluss in das ERP System zurückgeladen werden können.
 

Vorsysteme


  • SAP R3

  • Diverse TXT Dateien
 

Lösung

 

Die seca hat gemeinsam mit der CONTOOL St. Gallen AG die spezifischen Anforderungen für die Planung- und künftige Berichterstattung entwickelt, um so am Standort Hamburg sowohl die Planung der gesamten Unternehmensgruppe als auch des Hauptsitzes unterstützen zu können.

Die gesamte Lösung wurden mit den Komponenten von Infor BI umgesetzt. So wurden sämtliche Berichte, die für die Erfassung der Plandaten im Application Studio aufgebaut und mit zahlreichen Funktionalitäten versehen. Vom Kopieren aus Referenzperioden über die Saisonalisierung der Kosten bis zum Planen von einzelnen Vorfällen wurden dem Planer verschiedenste Möglichkeiten angeboten, mit dem Ziel die Planung zu vereinfachen

Planungsunterstützung
 

Durch den Controllerdienst können bei Bedarf neue Planobjekte angelegt werden und die gesamte Planung über eine detaillierte Rechteverwaltung und eine Statusverfolgung administriert werden.

Eingesetzte Software-Komponenten


  • Infor BI

    • Infor BI OLAP Server

    • Importmaster und SAP Connectivity als ETL Werkzeug

    • Excel Integration Infor BI Office Plus

    • Infor BI Appliation Studio und Dashboard

  • Serverplattform

    • Windows 2008 Server

    • Windows SQL Server 2012